Vida Impact Oy:n tietosuojaseloste / Asiakastiedot

Päivitetty 05.07.2018

1 REKISTERINPITÄJÄ

Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Vida Impact Oy:n asiakkaita, joiden osalta Vida Impact Oy toimii rekisterinpitäjänä.

Vida Impact Oy

Mikäli asiakassuhde perustuu kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon tai hänelle on myönnetty palveluseteli, toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja. Edellä mainittujen rekistereiden osalta pyydämme olemaan yhteydessä suoraan kyseessä olevaan toimeksiantajatahoon.

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Vida Impact Oy:n tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii Vida Impact Oy:n toimitusjohtaja Sanna Mustonen, etunimi.sukunim@vidaimpact.fi, p. 0407272385.

3 ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.

Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan palvelun suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, säilytetään nämä asiakastiedot erillisenä ja ne luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.

4 ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.

Alaikäisen asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt- / tahot.

Asiakkaan palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten asiakassuhteen aikana syntyvät tiedot sekä esitiedot.

Tiedot palvelun kestosta, palvelun laskutustiedot ja laskutusosoitteet.

Mahdolliset tietojen luovutuksia koskevat tiedot ja luovutusten perusteet.

Asiakkaan palvelua toteuttaneen henkilön tiedot.

Sähköisen rekisterin lisäksi voidaan ylläpitää osarekisterinä erillisiä paperilla olevia rekistereitä, jotka voivat sisältää mm. tietoja asiakkaan antamista suostumuksista ja kielloista asiakastietojen luovuttamiseen, allekirjoitettuja palvelusopimuksia, kuntotestien ja muun asiakassuhteen aikana tapahtuneen testauksen testituloksia. Erillisiä paperisia dokumenttejä, ts. osarekisteriä säilytetään tuplalukitussa tilassa, johon on pääsy vain tietojen käsittelyyn oikeutetulla henkilöllä.

4.1 Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen.

Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta sosiaalihuollon - tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä.

4.2 Säilytysaika

Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä tietojen säilytysajoista. Mikäli asiakassuhteen perusteena on valmennussuhde, asiakassuhteen aikana muodostuneet tiedot hävitetään, kun asiakassuhde todetaan päättyneeksi Vida Impact Oy:n asiakassopimusten ja mahdollisen vaikuttavuustutkimusen seuranta-ajan mukaisesti. Säilytysajoista poikkeaa asiakkuuksien osalta kirjanpitoaineisto (laskutustiedot) joita säilytetään kirjanpitolainsäädännön vaatimalla tavalla.

5 ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Asiakastiedot ovat salassapidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain:

Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.
Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan / kuntayhtymän toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin kunta / kuntayhtymä päättää kaikesta tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen perusta.

5.1 Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät

Jatko-ohjaustilanteessa asiakkaan suullisella asiakasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja asiakkaan yksilöimälle toiselle sosiaali- tai terveydenhuollon toimintayksikölle, sosiaali-terveydenhuollon ammattihenkilölle tai muulle jatkoasiakkuudesta vastaavalle taholle.
Asiakkaan huoltaja, muu laillinen edustaja sekä asiakkaan lähiomainen, jos asiakas on antanut tähän nimenomaisen yksilöidyn suostumuksensa.

6 ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi siltä osin kuin ne perustuvat sosiaali- tai terveydenhuollon lainsäädäntöön tai muuhun vastaavaan lainsäädäntöön, eikä niitä luovuteta sivullisille.

Sähköisesti käsiteltäviin asiakastietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

7.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tiedot antaa toimintayksikön vastuuhenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakasrekisteriin. Tarkastusoikeuden käyttäminen on kerran vuodessa maksutonta.

Kun palvelu perustuu kunnan / kuntayhtymän toimeksiantoon tai sen myöntämään palveluseteliin, myöntää tarkastusoikeuden ko. kunnan / kuntayhtymän viranhaltija kirjallisen pyynnön perusteella.

7.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (asiakasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 8 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään tausta-tiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste.

7.3 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Vida Impact Oyn tietosuojavastaavaan (sanna.mustonen@vidaimpact.fi). Vida Impact Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Evästeseloste

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa kävijän laitteelle.

Välttämättömät evästeet

Sivustolla käytettävät välttämättömät evästeet ovat vidaimpact.fi sivuston omia evästeitä, joita muut palvelimet eivät voi lukea tai käyttää. Näihin evästeisiin ei tallenneta käyttäjää yksilöiviä tai profiloivia tietoja, eikä niiden tietoja välitetä kolmansille osapuolille. Välttämättömät evästeet mahdollistavat sivuston julkaisujärjestelmään liittyvien kirjautumisjärjestelmien toiminnan, sekä muita sivustolle välttämättömiä toiminnallisuuksia. Istunnon pituiset evästeet poistuvat laitteeltasi, kun suljet selaimen tai tyhjennät välimuistin.

vidaimpact.fi sivuston asettamat välttämättömät evästeet:

Eväste:

Säilytysaika:

ConcreteSitemapTreeID
CONCRETE5_LOGIN
CONCRETE5

istunto (session)

cookieconsent_status

(tallentaa tiedon evästesuostumuksesta

allow/deny)

1 vuosi

Seurantaevästeet

Tavoitteenamme on kehittää ja parantaa sivustoa käyttäjälähtöisesti. Tätä varten sivustolla käytetään kolmannen osapuolen evästeitä kävijäseurantaan. Voit halutessasi estää näiden evästeiden käytön selaimen asetuksissa.

Evästeiden avulla kerätään mm. seuraavia tietoja:

käyttäjän IP-osoite
kellonaika
käytetyt sivut
selaintyyppi
mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut vidaimpact.fi verkkosivulle
miltä palvelimelta käyttäjä on tullut vidaimpact.fi verkkosivulle

Käytämme sivuston kävijäseurantaan Google Analytics palvelua. Suosittelemme lukemaan palvelun tietosuojakäytännöt.

Google Analytics

Google Analytics on Googlen tarjoama verkkoanalyysipalvelu, jonka avulla seuraamme, miten verkkosivustoamme käytetään. Sivuston käyttöön liittyvät tiedot, kuten IP-osoitteesi, voidaan välittää Googlelle, joka tallentaa ne palvelimilleen. Analyticsin evästeet keräävät anonyymia tietoa esimerkiksi kävijöiden määrästä, siitä, mistä he tulivat sivustolle sekä muista heidän avaamistaan sivuista. Käytämme tätä tietoa hyödyksi kehittäessämme sivustoa, ja pyrimme näin parantamaan siitä käyttäjälähtöisemmäksi.

Lisätietoja: Googlen tietosuojakäytännöt ja Google Analyticsin datan turvaaminen

Google Analyticsin asettamat evästeet ja voimassaoloajat:

Eväste:	Säilytysaika:
_gid	1pv
_ga	24kk
_gat_gtag_UA_121774720_1	1min

Evästeiden hallinta

Voit halutessasi poistaa laitteellesi tallentuneet evästeet ja estää evästeiden käytön oman selaimen asetuksista. Tarkemmat ohjeet tähän löydät englanniksi osoitteesta aboutcookies.org. Huomioithan, että evästeiden poistaminen käytöstä saattaa estää joidenkin verkkopalvelun toimintojen käyttämisen.

Sivustolle tullessasi sivun alareunaan ilmestyy banneri, josta voit valita hyväksytkö kaikki sivuston evästeet, vai ainoastaan välttämättömät. Voit muuttaa evästevalintaa tämän painikkeen kautta: